©2018 by joannaosiejewicz. 

Szukaj

Telefon, e-mail i sms w pracy prawnika


Każdy z tych trzech środków przekazu - telefon, e-mail i SMS - ma inne zastosowanie i każdy z nich może Cię wpędzić w kłopoty, jeśli nie będziesz ostrożny.


Telefon


Być może masz zwyczaj nieodsłuchiwania poczty głosowej, aby uniknąć rozmowy z tym, kto zostawia wiadomość. Pamiętaj jednak, że w praktyce prawnej ludzie zostawiają wiadomości, ponieważ muszą z Tobą rozmawiać. Co więcej, rozmowa z nimi jest Twoim obowiązkiem zawodowym. Jeśli zignorujesz pocztę głosową od klienta, znienawidzi Cię z powodów wyjaśnionych tutaj. Klienci są bardziej skłonni odmówić zapłacenia honorarium, złożyć na Ciebie skargę lub pozwać Cię o odszkodowanie jeśli poczują się zlekceważeni, niż wtedy gdy popełnisz inne błędy. Z perspektywy klienta, prawnik, który ignoruje pocztę głosową lub e-mail, jest zobowiązany do udowodnienia, że nie stało się tak z jego winy. Jeśli zignorujesz wiadomości od innych prawników, uznają oni, że jesteś amatorem. Brak odpowiedzi na wiadomość oznacza brak szacunku dla osoby, która ją wysłała.



Odpowiadaj na każdą wiadomość głosową tego samego dnia, w którym dzwoniący zostawił wiadomość lub najpóźniej wcześnie rano dnia następnego. Jeśli nie możesz odebrać połączenia w tym czasie, poproś o to kogoś innego w Twoim biurze. Ta osoba powinna przeprosić w Twoim imieniu i dowiedzieć się, czy potrzebami osoby dzwoniącej może się zająć inna, dostępna osoba w Twoim biurze. Jeśli osoba dzwoniąca chce porozmawiać z Tobą, osoba, która odbiera telefon w Twoim biurze powinna znaleźć termin dogodny zarówno dla Ciebie jak i Twojego rozmówcy. Będzie to spotkanie telefoniczne i będziesz musiał potraktować je w taki sam sposób, w jaki potraktujesz osobistą wizytę w Twoim biurze.


Nigdy nie zostawiaj istotnej wiadomości na poczcie głosowej. Wyobraź sobie odbiorcę sprawdzającego pocztę głosową w telefonie na głośniku, podczas gdy ktoś inny jest w pokoju. Załóż, że może tak się stać w przypadku każdej wiadomości, którą wyślesz.

Nigdy nie rozmawiaj o sprawach poufnych przez telefon w miejscu publicznym. Znajdź ustronne miejsce, w którym nikt nie usłyszy, co mówisz.


E-mail


Nie używaj poczty e-mail jako substytutu rozmowy. Rozmowy na żywo są najbardziej centralną częścią pracy prawnika. Niemożliwe jest przeprowadzanie wywiadów, udzielanie porad lub przekonywanie przez e-mail, a to właśnie dzieje się w rozmowie. E-mail pełni jedynie rolę pomocniczą. Użyj go, aby przekazać krótkie informacje lub wysłać załączone dokumenty lub do nieskomplikowanej wymiany pytań i odpowiedzi o niewielkiej zawartości emocjonalnej. Szczególnie dobrym zastosowaniem dla e-mali jest dostarczanie informacji, które odbiorca chciałby przemyśleć w ramach przygotowań do rozmowy na żywo.

E-mail nie zawiera tonu głosu ani mowy ciała. Kiedy rozmawiasz z kimś, komunikujesz się zarówno tonem, jak i słowami. Jeśli ty i druga osoba jesteście w tym samym pokoju, komunikujecie się również poprzez mowę ciała. Rozmowa jest ciepłym (emocjonalnym) medium, ponieważ druga osoba może usłyszeć Twój ton i być może zobaczyć, co przekazuje Twoje ciało.


Email jest zimnym (beznamiętnym) medium. To tylko słowa. Te same słowa mogą brzmieć przyjaźnie w rozmowie a być postrzegane jako insynuacje, a nawet obrażanie w e-mailu. Twój ton głosu i język ciała, które mówią drugiej osobie, że jesteś przyjazny, nie znajdują się w wiadomości e-mail. Nigdy nie używaj poczty e-mail do komunikowania się, gdy emocje są ważne dla Ciebie lub dla odbiorcy. Nawet jeśli Twoje sformułowanie jest tak doskonałe, że nie można go źle zrozumieć – a to jest rzadkie osiągnięcie – pamiętaj, że e-mail jest zimny.

Załóż też, że wszystko co wysyłasz e-mailem może zostać odczytane przez niepowołane osoby, chyba że podejmiesz zdecydowane kroki, aby temu zapobiec.



E-mail pozostaje raz na zawsze. Możesz usunąć go z systemu i odbiorca może zrobić to samo, ale będzie ona nadal obecny na Twoim serwerze i serwerze odbiorcy lub w chmurze za pośrednictwem systemów kopii zapasowych. Całkowite usunięcie go jest niemożliwe. Każdy, kto ma dostęp do serwerów lub kopii zapasowej, może go przeczytać. I każdy, kto go przeczyta, może go przekazać, a nawet zamieścić na stronie internetowej. Jeśli nie masz absolutnej pewności, że odbiorca zachowa e-mail od Ciebie w tajemnicy, nigdy nie zamieszczaj w nim niczego, czego nie chciałbyś pokazać światu.


Systemy poczty e-mail automatycznie wypełniają znane adresy po wpisaniu pierwszych kilku liter. Ta wygoda jest zaproszeniem do katastrofy. Jeśli nieumyślnie wyślesz poufne informacje o kliencie do kogoś, kto nie powinien ich mieć, możesz wpaść w poważne kłopoty. Systemy poczty e-mail w biurze prawnym często są tak ustawione, aby dołączać zastrzeżenia o poufności do każdej wiadomości e-mail. Jeśli jednak Twoja beztroska spowoduje wysłanie informacji do niewłaściwej osoby, zastrzeżenie może okazać się słabym zabezpieczeniem.


Musisz nauczyć swojego klienta, aby był tak samo ostrożny jak Ty w tym względzie. Upewnij się też, że Twój klient korzysta z osobistego konta e-mail, a nie konta pracodawcy. Pracodawca ma zarówno prawo, jak i możliwość wejścia na swoje własne konta i czytania czegokolwiek przesłanego za ich pośrednictwem. Jeśli pracodawca klienta przeczyta poufne informacje i opowie o nich światu, nie będzie dobrze. Nie ma przy tym znaczenia, kto wysłał e-mail, Ty czy klient.


Ty i twój klient powinniście sprawdzać adres e-mail i załączniki tuż przed wysłaniem. Jest to ostatnia okazja, aby zapobiec katastrofie wysłania poufnych informacji niewłaściwej osobie. Co pomyśli o Tobie Twój klient, jeśli w mailu od Ciebie znajdzie załączniki do cudzej sprawy?


Upewnij się, że temat wiadomości informuje odbiorcę dokładnie o tym, czego dotyczy Twoja wiadomoć, zwłaszcza gdy odbiorcą jest inny prawnik. Niektórzy prawnicy otrzymują setki e-maili dziennie. Wiele z nich zostanie usuniętych bez czytania. O ile temat Twojej wiadomości nie zawiera dokładnie tego, o czym piszesz, Twój e-mail może zostać nieumyślnie usunięty.

Systemy poczty elektronicznej są przeznaczone do wysyłania maili, a nie do pisania. Możesz oczywiście tworzyć proste wiadomości w swoim systemie pocztowym. Ale kiedy komponujesz dłuższą wiadomość lub wymagającą delikatnego sformułowania, łatwiej Ci będzie napisać ją w edytorze tekstów, takim jak Word lub Pages, a następnie skopiować i wkleić to, co tam napisałeś, do wiadomości e-mail. To może być również bezpieczniejsze, ponieważ przypadkowe wysłanie niedokończonej wiadomości z edytora tekstów nie jest możliwe.


Przed wysłaniem przeczytaj uważnie każdą wiadomość. Jeśli później wprowadzisz jakieś zmiany, przeczytaj ją ponownie przed wysłaniem. Jeśli wprowadzisz więcej zmian, przeczytaj ją po raz trzeci przed wysłaniem. Czy wszystko jest dokładnie tym, co chcesz, aby przeczytał Twój odbiorca? Po kliknięciu przycisku „wyślij” nie odwołasz już swojej wiadomości.


Nie wysyłaj e-maili gdy jesteś zły. Email jest na zawsze, a kiedy twoja wiadomość zostanie odczytana długo po incydencie, który Cię sprowokował, gniewne słowa mogą wypaść żałośnie. Zamiast tego wysyłaj surowe wiadomości. Surowy komunikat określa granice tego, co uważasz za dopuszczalne i nadaje im obiektywne powody. Napisz w sposób, który sprawia, że ​​wydasz się rozsądnym każdemu, kto przeczyta Twoją wiadomość.

Unikaj wysyłania wiadomości e-mail z telefonu, z wyjątkiem wiadomości krótkich i porządkujących, takich jak poproszenie odbiorcy o telefon lub zaplanowanie spotkania lub poinformowanie odbiorcy, że data rozprawy sądowej została zmieniona. Każde ryzyko związane z wysłaniem e-maila jest zwielokrotnione przez użycie telefonu komórkowego.



SMS


Niemal pod każdym względem wysyłanie wiadomości tekstowych jest gorsze niż wysyłanie wiadomości e-mail. Odpowiednia wiadomość sms to na przykład: "Proszę o piny telefon. Strona przeciwna skontaktowała się ze mną". Za to głupotą może być wysłanie tekstu informującego klienta, że druga strona złożyła konkretną ofertę ugody. Zbyt łatwo taka wiadomość może być odczytana przez niewłaściwą osobę.


Nigdy nie wysyłaj ważnych informacji przez sms. Nie stosuj też skrótów, takich jak „wogl”, „nwm” czy „zw”. Komunikuj się jak profesjonalista.



Źródło: S. Krieger, R. Neumann, Essential Lawyering Skills,Wolters Kluwer 2015.