©2018 by joannaosiejewicz. 

Szukaj

Jak prosto i dobrze zredagować pismo w 7 krokach

Aktualizacja: 17 lut 2019


Pisanie prostym językiem nie oznacza pisania językiem prymitywnym. Prostota pisma wyraża się przede wszystkim w sposobie uporządkowania informacji. Żeby odbiorca zrozumiał, co do niego piszesz, powinieneś pisać mając świadomość kim on konkretnie jest, jakie ma potrzeby i kompetencje językowe.


Zastanów się więc, do kogo piszesz. Jeśli nie znasz go osobiście, pisz tak, jakby był on ukochanym, ale słabo wykształconym członkiem Twojej rodziny. Innymi słowy, pisz w możliwie prosty i przystępny sposób, tak aby mógł Cię zrozumieć każdy przeciętnie wykształcony człowiek.



#1 Cel


Najpierw musisz sam zrozumieć, po co piszesz. Zacznij od odpowiedzi na następujące pytania:

  • Kto jest odbiorcą Twojego pisma?

  • Co odbiorca już o sprawie wie?

  • Co odbiorca powinien wiedzieć?

  • Jakie pytania stawia sobie odbiorca?

  • Co chcesz osiągnąć przez napisanie tego pisma i co muszisz napisać, żeby to osiągnąć?

  • Co chce osiągnąć Twój odbiorca i co musisz napisać, żeby on to osiągnął?


# 2 Treść


Dobre pismo powinno zawierać krótki opis problemu, postulowane przez Ciebie działanie odbiorcy oraz uzasadnienie Twojego postulatu. Dodatkowo musiszy omówić kontekst sprawy, ale tylko w takim zakresie, w jakim dany problem tego wymaga.


Odpowiedz sobie najpierw na pytania:

  • Kto? – kto pisze, do kogo, w czyjej sprawie.

  • Co? – co się wydarzyło i jak wygląda sytuacja.

  • Dlaczego? – dlaczego sytuacja jest właśnie taka.

  • Co z tego? – co z tej sytuacji wynika, dlaczego sprawa jest ważna, dlaczego oczekujesz działania.

  • Jak? – jak Twoim zdaniem należy rozwiązać problem, jakie działania powinien podjąć odbiorca.

  • Gdzie i kiedy? – gdzie i kiedy odbiorca powinien dokonać postulowanych działań.


Jeśli z kontekstu sprawy wynika, że niektóre odpowiedzi są oczywiste, nie zajmuj się nimi. Szkoda czasu Twojego i odbiorcy. Nie ma też sensu powtarzanie oczywistych prawd i przywoływanie zbędnych cytowań.


Pisząc twórz uporządkowany łańcuch myśli. Każde kolejne zdanie powinno logicznie wynikać z poprzedniego. Wtedy łatwo będzie odbiorcy przeczytać i zrozumieć Twoje pismo.



#3 Początek


Wiem, że trudno Ci sformułować pierwsze zdanie. Zacznij od wypisania 10 słów, bez których nie da się napisać całego pisma. Gdy wypiszesz słowa kluczowe, ułożenie ich w jedno lub dwa zdania nie powinno stanowić problemu.

Początek pisma jest jego najważniejszą częścią. Większość słów kluczowych powinna się znaleźć w pierwszym akapicie Twojego pisma. Pierwszy akapit powinien się składać z około 40-60 słów i powinien być tak sformułowany, żeby wyjaśniał istotę sprawy opisaną w całym piśmie. Postaraj się tym fragmentem wzbudzić zaufanie odbiorcy do Twojego działania.



#4 Struktura


Trzymaj się następującej kolejności:

1. Podstawowe informacje

2. Uszczegółowienia

3. Informacje poboczne

4. Tło

5. Podstawy prawne


Zacznij od najważniejszych informacji. Później uzupełnisz je o szczegóły i kontekst. Po przeczytaniu pierwszego akapitu odbiorca powinien być w stanie powiedzieć dokładnie, o czym jest Twoje pismo, czego oczekujesz od odbiorcy i czym uzasadniasz to oczekiwanie.


W dalszej części pisma opisz kontekst sprawy i uzupełnij szczegóły (np. podaj dane liczbowe). Rozwiń to, co znalazło się w pierwszym akapicie.


Buduj zamknięte całości. Jeśli zaczynasz nową myśl lub wskazujesz nowy element sprawy, umieść to w jednym, odrębnym akapicie. W kolejnym akapicie umieść kolejną myśl i doprowadź ją do końca. Nie wracaj już do niej.


Struktura Twojego pisma powinna odpowiadać oczekiwaniom odbiorcy. Jeżeli opisujesz ciąg zdarzeń, zachowaj porządek chronologiczny ‒ krok po kroku opisz kolejne elementy. Spróbuj przewidzieć pytania, jakie postawi sobie odbiorca. Możesz od razu spróbować na nie odpowiedzieć i zaoszczędzić sobie straty czasu wynikającej z niedomówień . 


#5 Język


Pisz krótkie, proste zdania, do dwudziestu wyrazów. Te dłuższe trudno zrozumieć, za to łatwo w nich o błąd gramatyczny.


Budowanie zrozumiałych zdań jest naprawdę proste. Weź podmiot i orzeczenie, a następnie dodaj do nich kilka określeń. Tylko kilka. Zadbaj o to, żeby człony określane i określające były obok siebie. Ogranicz żargon prawniczy – najlepiej posługuj się językiem ogólnym, zrozumiałym dla każdego. Unikaj niejasnych konstrukcji wielowyrazowych.


O tym, jak pisać prostym językiem przeczytasz tutaj.



#6 Czas


W piśmie przedstaw tylko to, czego odbiorca nie wie. Przedzieranie się przez gąszcz znanych faktów to dla odbiorcy strata cennego czasu. Jaka jest szansa, że na Twoje wodolejstwo odbiorca zareaguje irytacją, która choćby w sposób niezamierzony zostanie skierowana przeciwko Tobie?


#7 Wygląd


Nie tylko właściwy dobór wyrazów, kolejność i konstrukcja zdań poprawiają komunikatywność tekstu. Ważne jest również, jak wygląda Twoje pismo. Stosuj nagłówki i dziel dłuższe pisma na rozdziały. Stosuj punktory i listy. Dziel tekst na akapity ze śródtytułami. Zamiast opisywać skomplikowany proces, wprowadź do tekstu prosty schemat. Zamiast przywoływać w tekście pełną nazwę aktu prawnego wraz z miejscem publikacji, dla jasności wywodu użyj przypisu.


Kluczowe wyrażenia możesz pogrubić. Jednak nie przesadzaj i nie pogrubiaj całych zdań. Odbiorca mógłby odnieść wrażenie, że na niego krzyczysz.


Przykład:


ŹLE:

Obywatel państwa członkowskiego Unii Europejskiej i członek jego rodziny niebędący obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej, którzy dokonują zameldowania na pobyt czasowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, trwający ponad 3 miesiące, zgłaszają dane wymagane do zameldowania, przy czym obywatel państwa członkowskiego Unii Europejskiej przedstawia ważny dokument potwierdzający prawo stałego pobytu lub zaświadczenie o zarejestrowaniu pobytu obywatela Unii Europejskiej lub w przypadku braku zaświadczenia składa oświadczenie o zarejestrowaniu pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a członek jego rodziny niebędący obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej przedstawia ważny dokument podróży oraz ważną kartę stałego pobytu członka rodziny obywatela Unii Europejskiej lub ważną kartę pobytu członka rodziny obywatela Unii Europejskiej.


DOBRZE:

Zameldowanie cudzoziemca na pobyt czasowy - dokumenty

Obywatel państwa członkowskiego UE składa jeden z poniższych dokumentów:

• ważny dokument potwierdzający prawo stałego pobytu,

• zaświadczenie o zarejestrowaniu pobytu,

• oświadczenie, że jego pobyt na terytorium Polski jest zarejestrowany.

Członek rodziny obywatela UE, który sam nie jest obywatelem UE, składa:

• ważny dokument podróży,

• ważną kartę pobytu członka rodziny, który jest obywatelem UE.




Źródła:

Komunikacja pisemna. Rekomendacje, Kancelaria Prezesa Rady Ministrów 2015.

Jaworowski J., Redagowanie pism. Czego uczy doświadczenie dziennikarskie?, „Przegląd Służby Cywilnej” 2013, nr 2, s. 34-36.